В реалния живот изпълнението на проектите се сблъсква с промени в бюджета, липса на ресурси или допълнителни изисквания към първоначалния проектен план. Всъщност шансовете даден проект да протече изцяло както е планиран, са близки до нулата.
И колкото повече време отнемат проектите и колкото по-сложни са те, толкова по-вероятно е да не приключат навреме и да надвишат бюджета си. Karieri.bg ни разкрива някои от тайните на успешното управление на проекти.
Ако искате да имате нов корпоративен уебсайт – правите план, намирате парите и хората, които да работят за него. Звучи просто, нали? Но само ако можеше да е толкова просто…
Правени са широкообхватни проучвания, които да ни помогнат да определим къде се крие проблемът. По данни на компанията за пазарни проучвания и консултантски услуги Standish Group от юни 1995 г. четирите основни причини за провала на 31% от проектите са:
– непълни изисквания (13.1%)
– липса на ангажираност (12.4%)
– липса на ресурси (10.6%)
– нереалистични очаквания (9.9%)
Добрата новина е, че можем да планираме и разработим проектите така, че да имат успешен краен резултат и дълготрайни ползи.
#1 Движещата сила на проекта е търсенето на промяна
Първият въпрос, който трябва да си зададем, е защо се занимаваме с този проект. Какво оправдава времето, средствата и ресурсите, които планираме да инвестираме?
Един проектът е създаден, за да предизвика промяна. И промяната, която той носи, е това, което оправдава изпълнението му. Според сертификационната програма за управление на проекти PM4SD® (Project Management for Sustainable Development) проектите са движени от резултатите, които се очаква да постигнат. Като следствие от това всички дейности по управление на проекта (включително и планирането) трябва да бъдат фокусирани върху продукта или крайния резултат. Промяната ще дойде от тях. Например: създаването на мейлинг листа е дейност, но крайният продукт са мейлите, които ще повлияят хората, до които са разпратени.
#2 Проектите са временни и уникални
Институтът по проектен мениджмънт (PMI) смята, че всички организации се занимават с два вида работа – оперативна и проекти. Заради повтарящата се природа на оперативната работа е по-лесно процесите й да се систематизират.
Тъй като проектите имат определени начални и крайни дати, уникални са по своята същност и ангажират смесен състав от отборни играчи, е много по-трудно да бъдат систематизирани и да бъдат развити добри методологии и процеси за тях. Но всички проекти имат повтарящи се елементи, за които са разработени методологии.
За по-добро разбиране нека погледнем към дефиницията за проект – временно (групово) начинание, което се предприема, за да се създаде уникален продукт, услуга или резултат. Проектът е нещо временно, защото има определено начало и край (цикъл на живот). Уникален е, защото се състои от определен набор от действия за постигането на един-единствен резултат.
Нещо повече – проектният мениджмънт е за това да се кажат очевидните неща. Като погледнем към броя на проектите, които са изправени пред предизвикателства, излиза, че очевидното невинаги е толкова очевидно.
#3 Фокусирайте се върху ползите
Според PM4SD® ползата е напредък, който може да бъде измерен. Когато проектът е приключен, резултатите са налице. Докато фокусът по време на изпълнението на един проект е върху това да се доставят крайните продукти, от критична важност е да се подсигури той да доставя и истински ползи. Изразходваното време, бюджет и ресурси за един проект се оправдават с ползите, които той ще донесе.
Да вземем и един пример: един нов павилион за изложение, който се изгражда с цел да привлича хиляди туристи, е изграден навреме и в съответствие с плана и бюджета, но реалният поток от туристи, които го посещават, е под очакванията. Подобна ситуация понякога се дължи на факта, че няма ясно разбиране какво се очаква да постигне проектът като положителна промяна.
#4 Добри указания
Помнете – ако внесете боклук, ще излезе боклук. Ако искате да приключите с качествен резултат, трябва да имате ясни цели. Това се прави с цел да се отървете от евентуални предположения какво се очаква да се прави.
Обичайно указанията за един комуникационен проект се състоят от следните елементи: цел, бекграунд, аудитория, ключови послания, действия, времеви обхват, бюджет, критерии за оценка.
Не се притеснявайте да споделяте много детайли, когато давате указания, тъй като детайлите помагат да се намали рискът от неправилно разбиране. Просто отделете време, за да приемете или за да дадете подробни указания.
#5 Общувайте
Указанията на клиента поставят основите. В допълнение – добрата комуникация сред участващите в екипа, който изпълнява проекта, е от ключово значение. Добрата комуникация е като маслото за машината, то поддържа двигателя работещ.
Всъщност най-важното умение, което трябва да има един добър проектен мениджър, е да бъде добър комуникатор. Причината за това е, че по всеки проект нуждата от уточнения и промени ще нараства. Това означава, че по време на изпълнението на проекта проектният мениджър ще получава нова информация и ще има нужда от адаптация спрямо нея.
Как се случва комуникацията? Тя трябва да бъде и по формален, и по неформален начин, без да се прекалява. Формалният начин е свързан с планираната комуникация под формата на последващи срещи, разпространяване на доклади от срещи, документи за прогрес в изпълнението. Неформалният – говорете един с друг и разменяйте информация, ако е необходимо, между планираните срещи или поети ангажименти за проверка на свършеното дотук.
Пазете се от „проклятието на знанието“. Някои неща може да са ясни в главата ви, но това не е непременно така в главата на някой друг. Уверете се, че изразявате това, което искате да споделите, достатъчно подробно, и задавайте правилите въпроси, за да се убедите, че всеки, който е ангажиран в проекта, разбира нещата по същия начин. Това важи както за комуникацията между членовете на екипа, така и за тази между проектния мениджър и членовете на екипа.
#6 Жонглиране между времето, разходите и обхвата
Разбира се, проектният мениджмънт е повече от комуникация. Той включва всички дейности, които са нужни, за да се постигнат целите в рамките на зададените време, разходи и обхват. Тези дейности са планиране, делегиране, мониторинг и контрол на всички аспекти от проекта и мотивиране на хората, които са включени в него.
Триъгълникът време – разходи – обхват, който е наричан и „триъгълник на дявола“, дава много информация за проекта. Промяна в една от страните му се отразява и на другите две. Осъзнаването на това как трите страни на триъгълника са свързани помежду си ви помага да вземете правилното решение по отношение на вашия проект. Например, ако има орязване на бюджета, вероятно няма да можете да доставите същото качество в сравнение с преди намаляването на средствата, с които разполагате.
#7 Роли и отговорности
Делегирането е свързано с организацията на работния процес и с това да се определи кой какво върши, да се изяснят ролите и отговорностите. Доста голямо предизвикателство е ролите и отговорностите да се управляват добре.
Ако например отговорностите не са дефинирани добре, може да има припокриване на работата и двама души да вършат едно и също нещо или дори още по-лошо – може да има дупка, ситуация, в която част от работата не е свършена. Например, ако не е ясно кой е трябвало да получи финалното потвърждение от ключовия говорител на дадено събитие, тогава може никой да не го е получил, а проектът да остане с втория най-добър говорител.
#8 Следете напредъка
Мониторингът е свързан с това да се държи постоянно под око степента на изпълнение на целите и е важна част от фазата на изпълнение на проекта. Прогресът се измерва спрямо планираните цели. Качеството – спрямо планираното качество.
Инструментите, които ви помагат да проследявате напредъка на проекта, са например доклад за прогреса и данните за качество. Докато следите проекта, е препоръчително да поддържате база с данни на научените уроци. Това ще ви позволи да съберете важна информация, която ще бъде от полза при бъдещите ви проекти. Освен това един проект трябва да бъде проследяван проактивно и като се прави и оценка на рисковете.
#9 Планирането на успеха е планиране на качеството
Какво е качество? Според PM4SD® то е способността на един продукт да отговаря на изискванията за него. Определението е кратко и просто, но да се постигне качество не е толкова лесно.
В реалността рядко качеството се описва и има план за постигане на качество. Критично важно е обаче да има общоприето разбиране какво е качеството, тъй като доставката на качествени продукти е това, към което се стреми проектът. „Проклятието на знанието“, при което нещата се приемат за даденост, без да са изрично обяснени, трябва да бъде избягвано.
Ето и пример от практиката – онлайн рекламата трябва да достига до потребител с този и този профил четири пъти в седмицата, когато той или тя посещава този и този уебсайт.
#10 Спазвайте фазите за изпълнение на проекта
Всеки проект има четири фази – фазата на подаването на офертата и указанията; фазата на стартиране; фазата на изпълнение и фазата на отчитане. Фазата на подаването на офертата и указанията поставя основите. Фазата на стартиране е свързана с една или няколко първоначални срещи. Това е моментът, в който целият проектен екип трябва да се „качи на борда“. Трябва да се отговори на въпроси като защо, кога, как, къде, колко и кой.
Фазата на изпълнение е тази, която е свързана с постигането на резултати на база указанията и планирането. Накрая фазата на отчитане включва последната доставка, отчетът, както и научените уроци. Накрая, но не на последно място, успехът трябва да бъде отпразнуван.
Това са 10 ценни инсайдърски съвета, които обясняват как да планираме и да организираме по-успешни проекти. В допълнение към тях нека погледнем и към ключовите съставни части на успеха:
– „Собственост“ на проекта – за кого е той и какво ще достави
– Подкрепа на основните действащи лица
– Ясно и изпълнимо планиране
– Комуникация – ясна йерархичност
– Мотивиран екип.
В заключение – добрата комуникация е най-критичният фактор за успеха. И един проектен мениджър трябва да бъде добър комуникатор по време на всички фази на проекта.
За автора
